Penting bagi setiap bisnis untuk bekerja selaras dan sesuai dengan Standard Operational Procedure (SOP) yang terstandarisasi dan eksplisit. Beroperasi sesuai SOP tidak hanya meningkatkan produktivitas, tapi juga mengurangi risiko kesalahan. Tanda adanya SOP, sulit untuk menyelesaikan sebuah tugas atau masalah sebab bisnis tidak punya pedoman yang jelas.
SOP memungkinkan Anda memastikan setiap orang di perusahaan mengikuti aturan yang sama, sehingga tidak akan ada masalah ke depannya terkait perbedaan cara kerja. Biar lebih paham, kenali apa itu SOP di artikel berikut ini!
Apa itu SOP?
SOP adalah seperangkat instruksi langkah demi langkah untuk menyelesaikan tugas. Contohnya, jika Anda pernah merakit furniture IKEA, itu artinya Anda pernah menggunakan versi SOP dalam bentuk manual instruksi. Ketika digunakan di seluruh organisasi untuk berbagai jenis tugas, SOP membantu memastikan konsistensi dan kualitas. SOP meliputi proses klaim, daftar periksa pemeliharaan, tinjauan kinerja, daftar periksa SDM, prosedur keselamatan, dan sebagainya.
SOP harus diikuti oleh semua pihak yang terlibat untuk menjamin konsistensi bisnis dan sesuai dengan peraturan standar bisnis. SOP umumnya mencakup kebijakan, proses, dan standar yang diperlukan agar bisnis berjalan dengan lancar. SOP dapat menguntungkan bisnis sebab mengurangi kesalahan, meningkatkan efisiensi dan profitabilitas, menciptakan lingkungan kerja yang aman, menghasilkan pedoman tentang cara menyelesaikan masalah, serta mengatasi hambatan.
Tujuan perusahaan membuat SOP
Bukan tanpa alasan suatu perusahaan perlu menyusun standard operational procedure. Ada sejumlah tujuan yang dapat diraih dengan diberlakukannya SOP yang jelas. Berikut beberapa di antaranya:
1. Menyamakan kerangka berpikir dan berperilaku
SOP bisa menyamakan kerangka berpikir dan berperilaku karena inti dari isi SOP adalah aturan yang perlu diikuti oleh semua pihak. Serangkaian aturan dalam SOP juga mencakup konsekuensi jika ada yang melanggar. Dengan demikian, SOP diharapkan dapat menciptakan disiplin kerja sehingga setiap pihak di perusahaan bisa mengikutinya. Jika kerangka berpikir dan berperilaku sudah sama, nantinya akan cukup efektif untuk meminimalisir kesalahan.
2. Memperjelas detail job desc karyawan
Job desc merupakan penjabaran kerja, jabatan, dan tanggung jawab karyawan. Detail job desc harus jelas agar karyawan dapat melaksanakan semua pekerjaannya dengan benar. Sebagai panduan bekerja, SOP berisi tahapan dalam melakukan pekerjaan sehingga karyawan mampu melaksanakan dan menyelesaikan tugasnya. Jika job desc karyawan jelas, kinerja perusahaan juga akan meningkat sebab setiap pekerjaan menjadi lebih terarah.
3. Memudahkan karyawan untuk beradaptasi
Saat seorang karyawan baru masuk ke perusahaan Anda, mungkin butuh waktu agar ia terbiasa dengan tugas-tugas kerjanya. Untuk memudahkan karyawan beradaptasi dengan cepat, Anda butuh SOP yang tepat. Standard operational procedure bertindak sebagai panduan sehingga setiap karyawan baru akan bisa langsung tahu apa saja yang menjadi hak dan tanggung jawabnya. SOP juga akan sangat membantu karyawan baru mengurangi kesalahan karena setiap karyawan paham apa saja yang perlu dilakukan.
4. Mempermudah perusahaan mencapai target
SOP membantu perusahaan memiliki aturan yang jelas untuk melakukan setiap tugas dan pekerjaan sehingga dalam prosesnya dapat mempermudah perusahaan mencapai target. Target perusahaan bisa beragam, seperti meningkatkan penjualan tahunan, memasuki pasar baru, dan sebagainya. SOP yang tepat akan mampu membantu perusahaan mencapai target yang ditetapkan. Sebab, SOP berisi panduan cara bekerja dengan efektif dan efisien bagi setiap pihak yang terlibat di perusahaan.
Apa saja daftar isi SOP?
SOP mencakup beberapa daftar isi yang biasanya disusun menggunakan template SOP (dokumen yang telah diformat sebelumnya). Template ini dipakai sebagai titik awal penulisan SOP bagi setiap bagian dalam perusahaan. Berikut daftar isi yang wajib ada dalam dokumen SOP:
- Judul – Setiap SOP punya judul yang unik, tergantung pada apa yang ditentukan.
- Pendahuluan – Biasanya berisi misi organisasi untuk membantu mencapai target.
- Cakupan SOP – Mencakup tujuan dan proses pelaksanaan SOP. Cakupan SOP juga membahas alasan pentingnya mengikuti langkah-langkah terlampir.
- Kontak – Berisi informasi tentang daftar peran dan tanggung jawab, informasi kontak untuk personel koordinasi, serta untuk siapa dokumen tersebut ditujukan.
- Glosarium (istilah untuk memudahkan pemahaman) – Penting jika SOP menyertakan bahasa atau akronim tertentu yang mungkin belum diketahui semua orang.
- Prosedur langkah demi langkah – Petunjuk langkah demi langkah dengan informasi yang relevan, seperti peralatan khusus yang digunakan. Sejumlah proses tertentu mungkin butuh gambar atau visual, seperti diagram alur untuk memudahkan pemahaman.
- Daftar Periksa – Guna memudahkan karyawan dalam memahami SOP.
Kini, telah dipahami bahwa standard operational procedure memiliki peran penting dalam kesuksesan perusahaan. Jika bisnis Anda belum memiliki SOP yang jelas, gunakan jasa Business Process Management dari Trier Consulting yang dikerjakan oleh tenaga profesional. Layanan ini membantu bisnis dapat berjalan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan, sehingga memudahkan bisnis dalam melakukan monitoring dan evaluasi kinerja. Anda bisa klik di sini untuk mulai berkonsultasi seputar pengambilan keputusan bisnis.
