Mendelegasikan tugas mungkin terdengar mudah. Kebanyakan orang juga dapat melakukannya dengan baik sehingga membuatnya tampak mudah. Namun, melakukan delegasi tugas secara efektif membutuhkan banyak kepercayaan, komunikasi, dan koordinasi sehingga mungkin pelaksanaannya tidak semudah kedengarannya. Untuk mengetahui informasi lengkap mengapa delegasi tugas penting bagi perusahaan, mari simak artikel di bawah ini!
Mengapa delegasi tugas penting dilakukan?
Sebagai seorang pemimpin, pendelegasian itu penting karena Anda tidak bisa dan tidak boleh melakukan semua pekerjaan sendiri. Mendelegasikan tugas berarti memberdayakan tim di perusahaan Anda, membangun kepercayaan, dan membantu pengembangan profesional. Bagi para pemimpin, delegasi tugas membantu Anda mengidentifikasi siapa yang paling cocok untuk menangani suatu tugas atau proyek tertentu.
Alasan utama delegasi tugas tentunya adalah meringankan beban kerja Anda, namun sebenarnya fungsinya lebih dari sekadar menyelesaikan tugas. Delegasi tugas juga penting dilakukan agar karyawan di perusahaan dapat mengembangkan keterampilan baru dan memperoleh pengetahuan sehingga siap mendapat lebih banyak tanggung jawab di masa depan.
Delegasi juga menjadi bukti bahwa Anda menghormati dan memercayai kemampuan bawahan. Karyawan yang merasa dipercaya dan dihormati cenderung memiliki tingkat komitmen yang lebih tinggi terhadap pekerjaan dan perusahaan tempatnya bekerja.
5 Tips mendelegasikan pekerjaan agar efektif
Agar proses delegas pekerjaan mampu berjalan dan memberikan hasil efektif, berikut beberapa tips yang bisa coba Anda terapkan.
1. Pilih orang yang akan Anda beri tugas
Pertama-tama, pilih orang yang tepat untuk pekerjaan yang akan didelegasikan. Sebagai atasan, Anda perlu memahami kekuatan, kelemahan, dan preferensi karyawan. Misalnya, jika perlu mendelegasikan tugas yang harus diselesaikan dengan kolaborasi, jangan mendelegasikannya kepada karyawan yang suka bekerja sendiri. Delegasikanlah kepada karyawan yang memang suka berkolaborasi.
Anda juga bisa meeting dengan tim terkait daftar tugas yang perlu didelegasikan dan membiarkan setiap anggota tim memilih sendiri tugas yang paling mereka minati untuk diambil alih. Membiarkan karyawan memilih tugas yang didelegasikan adalah cara lain untuk membangun kepercayaan dan menginspirasi keterlibatan di antara tim perusahaan.
2. Jelaskan tugas yang harus dikerjakan
Saat mendelegasikan tugas, penting untuk menjelaskan tugas yang harus dikerjakan. Misalnya, tugas administrasi perusahaan. Jelaskan juga mengapa tugas tersebut didelegasikan. Dengan demikian, karyawan dapat melihat setiap tugas yang didelegasikan sebagai kesempatan untuk menambah tanggung jawab atau mengembangkan keterampilan baru.
Selain memberikannya pada karyawan, Anda juga bisa mendelegasikan pekerjaan tersebut pada Trier Consulting yang menyediakan layanan Visual Administration Service. Layanan ini berguna karena perusahaan yang melakukan pekerjaan administrasi bisnis secara mandiri akan kehilangan banyak waktu dan kesempatan untuk fokus pada pengembangan bisnis.
Menyediakan jasa tenaga administrasi secara outsource dan remote, Visual Administration Service memungkinkan Anda menyewa ahli administrasi yang andal dan berpengalaman dari Trier Consulting. Jasa ini sangat cocok bagi Anda yang belum memiliki atau masih kekurangan tenaga administrasi untuk perusahaan Anda.
3. Jelaskan target yang ingin dicapai perusahaan
Saat mendelegasikan tugas, Anda juga perlu menjelaskan target yang ingin dicapai perusahaan. Jika targetnya jelas, karyawan bisa menggunakan kreativitas dan sumber dayanya sendiri untuk menyelesaikan tugas. Sebelum mulai mengerjakan sebuah proyek, karyawan juga harus tahu apa yang perlu diselesaikan, termasuk metrik yang akan Anda gunakan untuk mengukur keberhasilan pekerjaan. Manfaat tambahan dari delegasi yang efektif adalah karyawan dapat menemukan cara yang lebih baik dan lebih efektif untuk menyelesaikan tugas atau mencapai hasil yang diinginkan.
4. Tetapkan tenggat waktunya
Menetapkan tenggat waktu juga penting supaya tugas yang didelegasikan bisa diselesaikan tepat waktu. Agar tenggat waktu tidak lewat, Anda juga bisa menyisihkan waktu setiap minggu untuk memeriksa kemajuan penyelesaian tugas. Diskusikan juga tentang masalah yang mungkin dihadapi saat menyelesaikan tugas dan saran tentang bagaimana mengatasinya.
5. Evaluasi kinerja karyawan
Jika sudah mendelegasikan suatu tugas kepada karyawan, jangan menyalahkan karyawan tersebut ketika terjadi kesalahan. Evaluasilah kinerja karyawan dengan cara memeriksa pekerjaan yang Anda delegasikan kepada karyawan setelah selesai, pastikan mereka melakukannya dengan benar, dan beri feedback yang diperlukan untuk meningkatkan penanganan tugas di masa mendatang.
Nah, itu tadi informasi tentang mengapa perusahaan perlu tahu apa itu delegasi tugas dan bagaimana cara melakukannya. Jika butuh bantuan, Anda bisa menggunakan layanan Virtual Administration Service dari Trier Consulting yang dikerjakan oleh tenaga profesional. Klik di sini untuk berkonsultasi tentang kebutuhan bisnis Anda!
