Apa jadinya jika sebuah perusahaan atau bisnis berjalan tanpa standar operasional yang jelas? Pastinya staf di perusahaan tersebut akan bekerja sesuka hati asal bisa mencapai target atau menyelesaikan masalah yang muncul. Akibatnya, citra perusahaan akan buruk jika tidak memiliki standar operasional yang pasti. Di sinilah peran standard operating procedure atau SOP sangat dibutuhkan. Apa itu SOP? Bagaimana pula cara menyusun SOP yang tepat bagi sebuah perusahaan? Berikut ulasannya!
Mengenal apa itu SOP perusahaan
SOP adalah singkatan dari standard operating procedure. Dalam terjemahan bebas bahasa Indonesia, SOP adalah standar operasional prosedur. Ini merupakan sebuah standar yang menjadi pedoman atau patokan dalam bekerja agar sesuai dengan prosedur, tata kerja, dan sistem kerja di perusahaan. SOP juga biasanya dijadikan acuan bekerja sesuai dengan alat penilaian kinerja karyawan.
SOP mengatur cara kerja karyawan agar sesuai dengan standar perusahaan demi menghindari hal buruk yang tak diinginkan. Dengan adanya SOP, perusahaan lebih mudah mengontrol kerja para karyawan karena sudah ditetapkan standar atau patokan yang jelas. Di sisi lain, adanya SOP perusahaan bisa membantu Anda mencapai keuntungan maksimal dengan usaha paling efektif.
Fungsi SOP untuk perusahaan
SOP tidak sekadar jadi acuan dalam menjalankan bisnis, namun juga sebagai dokumen rujukan yang berisi informasi operasional selama ini. Melalui dokumen SOP, Anda bisa menentukan mana operasional yang kiranya perlu diperbarui. Selain itu, SOP juga berfungsi sebagai arsip pelacakan kegiatan operasional, perbaikan, dan penilaian. Berikut fungsi SOP untuk perusahaan secara lebih detail:
- Memudahkan evaluasi setiap proses kerja yang sudah dilakukan.
- Memetakan peran dan posisi masing-masing sumber daya manusia di perusahaan.
- Meminimalisir risiko kesalahan dalam melakukan proses kerja.
- Memastikan arah proses kerja dan tanggung jawab masing-masing sumber daya manusia di perusahaan.
- Menjaga konsistensi dalam pelaksanaan proses kerja dan setiap kegiatan operasional.
- Menjadi penjelasan terkait hubungan antar masing-masing proses kerja.
Cara menyusun SOP
Lantas, bagaimana cara menyusun SOP bagi sebuah perusahaan? Jika Anda masih awam, berikut ulasan mengenai cara menyusun SOP sebuah perusahaan dalam enam langkah mudah.
- Susunlah tim yang akan menyusun SOP
Cara menyusun SOP yang pertama adalah Anda menyiapkan tim khusus untuk merancangnya. Dalam tim ini, pastikan ada ahli kompeten di bidangnya agar SOP yang dibuat sesuai dengan bidang usaha Anda.
- Dalami kinerja perusahaan
Cara menyusun SOP tak lepas dari proses pengamatan dan pendalaman terhadap proses serta kinerja perusahaan. Tim penyusun SOP harus tahu seperti apa bisnis Anda berjalan, mulai dari yang paling awal hingga ke tangan konsumen. Pasalnya, SOP ini akan mengatur proses kerja dari awal hingga akhir untuk memastikan semuanya memiliki standar.
- Buat evaluasi alur kerja
Langkah berikutnya dalam cara menyusun SOP adalah mengevaluasi alur kerja. Cara ini bisa dilakukan setelah tim penyusun SOP mengamati proses kerja bisnis dari awal sampai akhir. Hal penting dalam pembuatan evaluasi alur kerja adalah detail urutan proses kerja, posisi, dan nama orang yang bertanggung jawab dalam tiap proses kerja.
- Simulasikan rancangan SOP
Setelah SOP untuk setiap proses kerja dan berbagai kondisi yang mungkin muncul selama pekerjaan dilakukan, maka langkah berikutnya adalah melakukan simulasi. Ya, Anda perlu melakukan simulasi rancangan SOP untuk melihat apakah semua sudah tepat atau mungkin ada yang perlu dibenahi kembali.
- Perbaiki SOP yang telah disimulasikan
Jika setelah simulasi ditemukan kekurangan, maka SOP bisa dievaluasi serta diperbaiki. Setelah proses perbaikan dan evaluasi, tak lupa untuk melakukan simulasi ulang demi memastikan dokumen ini tak bermasalah saat sudah diterapkan di lapangan.
- Sosialisasikan SOP yang sudah final
Langkah terakhir cara menyusun SOP perusahaan adalah mensosialisasikannya kepada orang yang bertanggung jawab untuk tiap proses kerja. Pastikan karyawan Anda sudah memahami SOP final yang akan diterapkan pada tiap proses kerja bisnis. Dengan begitu, semua orang yang bertanggung jawab pada proses kerja bisa bekerja sesuai dengan standar yang ditetapkan.
Begitulah tadi cara menyusun SOP yang bisa jadi pedoman tiap sumber daya manusia di perusahaan dalam melaksanakan proses kerja. Mengingah bahwa SOP akan jadi acuan operasional kerja, maka memang sebaiknya Anda menyiapkan tim khusus untuk merancangnya.
Namun, bagaimana jika Anda tak memiliki tim khusus di perusahaan? Tak perlu khawatir karena ada layanan Business Process Management dari Trier Consulting. Konsultasi langsung dengan tim Trier Consulting dengan klik link ini!
