KPI (Key Performance Indicator) adalah metrik finansial dan non-finansial yang penting untuk mengukur kesuksesan dan kegagalan bisnis. Melalui KPI, para pelaku bisnis bisa mendapatkan gambaran umum tentang performa bisnis mereka, atau masing-masing departemen perusahaan, pada waktu tertentu. Mengukur kemajuan sasaran perusahaan sama dengan mengukur kesuksesan perusahaan, jadi Anda perlu paham cara membuat KPI yang benar. Simak ulasannya berikut ini!

Apa itu KPI?

KPI adalah metrik finansial maupun non-finansial yang dipakai organisasi untuk mengidentifikasi dan mengukur perkembangan pencapaian target organisasi. Metrik yang dimaksud dapat berupa metrik keuangan, seperti target keuntungan. Bisa juga berupa metrik rantai pasokan, seperti waktu pengiriman. Atau bisa pula berupa metrik pelanggan, contohnya tingkat pertumbuhan konsumen baru.

Tentunya KPI bisa berbeda, tergantung pada sifat dan strategi organisasi. Dengan kata lain, KPI membantu perusahaan mengetahui performanya pada area atau bagian paling penting demi mencapai keberhasilan. 

6 Cara menyusun KPI

Agar KPI bisa efektif dalam membantu perusahaan mencapai target, diperlukan cara yang tepat untuk diterapkan. Berikut cara membuat KPI yang bisa coba Anda lakukan untuk perusahaan:

1. Tentukan dulu goals bisnis

Goals bisnis merupakan tujuan yang ingin diraih oleh perusahaan dalam waktu yang sudah ditetapkan. Contoh goals bisnis bisa berupa menaikkan market share dalam kuartal pertama. Untuk mewujudkannya, langkah yang diperlukan perusahaan adalah mendorong inovasi, meningkatkan daya saing, memperbaiki customer relations, dan seterusnya. Goals bisnis harus diberitahukan ke setiap karyawan agar menciptakan sinergi menuju pencapaiannya.

2. Kumpulkan informasi yang ada

Penting juga untuk mengumpulkan informasi yang ada, misalnya mengenai posisi perusahaan dalam industri sejenis saat ini. Dengan mengumpulkan informasi posisi perusahaan dalam persaingan bisnis saat ini kepada seluruh karyawan, Anda bisa membuat target KPI yang lebih baik dan menentukan langkah-langkah apa saja yang harus dilakukan ke depannya.

3. Tentukan tujuan perusahaan

Selanjutnya, tentukan tujuan perusahaan. Untuk menentukan tujuan secara tepat dan efektif, Anda bisa memperhatikan komponen SMART berikut ini:

• Specific – Artinya tujuanyang ditentukan harus spesifik.
• Measurable – Tujuan juga harus bisa diukur, misalnya dengan satuan yang jelas.
• Achievable – Jika terlalu muluk, akan sulit untuk mencapai tujuan. Oleh karena itu, tentukanlah tujuan yang realistis dan mungkin untuk diraih.
• Relevant – Tujuan cara membuat KPI juga harus relevan atau sesuai dengan kepentingan bisnis.
• Time – Penting juga agar tujuan tersebut memiliki lama waktu untuk dicapai, atau dengan kata lain deadline-nya harus ditentukan.

4. Pahami leading dan lagging

Leading dan lagging adalah dua indikator pada proses penyusunan target KPI. Biasanya, indikator lagging mudah diukur, namun sulit diubah. Sedangkan, indikator leading lebih sulit diukur, namun mudah diubah.

Contoh indikator lagging adalah pertambahan jumlah klien dalam satu bulan atau total keuntungan per bulan. Indikator ini sulit diubah karena output atau hasilnya berdasarkan apa yang didapatkan bisnis. Pada indikator leading, contohnya adalah jumlah panggilan yang diperlukan untuk mengonversi lead atau prospek menjadi pelanggan. Indikator ini mudah diubah karena mengukur tindakan yang mengarah pada hasil.

Dalam bisnis, indikator lagging menilai kondisi bisnis sekarang, sedangkan indikator leading memperkirakan kondisi bisnis di masa mendatang berdasarkan capaian yang sudah tampak. Anda sebaiknya lebih fokus pada indikator lagging sebagai cara membuat KPI karena capaian indikator ini mendorong perbaikan keuntungan bisnis. Namun, bukan berarti indikator leading boleh diabaikan karena indikator ini juga penting untuk menunjukkan peluang kesuksesan bisnis. 

5. Buat target jangka panjang dan pendek

KPI yang Anda susun juga harus memiliki target jangka panjang dan pendek. Penetapan target jangka pendek bisa untuk hingga tiga tahun, sedangkan target jangka panjang lebih dari itu. Contoh target jangka pendek perusahaan adalah menutup biaya perusahaan, sedangkan target jangka panjangnya meningkatkan profit dan ekspansi bisnis. Target jangka pendek juga bisa berupa menambah pelanggan, sedangkan target jangka panjangnya adalah meningkatkan kepuasan pelanggan.

6. Evaluasi KPI secara berkala

KPI perlu dievaluasi secara berkala karena KPI digunakan untuk mengevaluasi kinerja perusahaan dalam mencapai goal yang sebelumnya sudah ditentukan. Jika perusahaan Anda baru menerapkan KPI, tidak perlu terlalu khawatir apabila hasilnya tidak langsung positif atau signifikan. Sebab, KPI juga butuh proses untuk sukses.

Poin terpentingnya adalah Anda sudah mampu menyusun target KPI, mengimplementasikannya, memantau perkembangannya, dan secara berkala mengevaluasi hasilnya setiap bulan. Dengan evaluasi, Anda bisa mencari apa yang bisa diperbaiki dan dikembangkan jika hasil KPI belum maksimal. Anda pun bisa menyusun target KPI baru yang lebih baik dan diraih dengan sukses.
Itulah penjelasan seputar cara membuat KPI. Jika bisnis Anda belum punya KPI yang jelas, Anda bisa menggunakan layanan Business Process Management dari Trier Consulting. Jasa Business Process Management dari Trier Consulting ini dikerjakan oleh tenaga profesional. Dengan layanan ini, bisnis dapat berjalan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan, termasuk standar untuk KPI perusahaan. Mari klik di sini untuk mulai berkonsultasi seputar bisnis bersama Trier Consulting!