SOP (Standard Operating Procedure) atau Prosedur Operasi Standar adalah seperangkat instruksi tertulis yang menjelaskan langkah demi langkah yang harus diambil untuk melakukan aktivitas rutin dengan benar. Apa pun jenis bisnis atau perusahaan yang Anda jalankan, Anda harus memiliki dokumen ini untuk membantu karyawan Anda memahami cara melakukan pekerjaan rutin dengan aman, sesuai peraturan, dan konsisten.
Tidak ada dokumen resmi yang akan mengajari Anda cara menulis SOP. Namun, ada beberapa tips yang dapat Anda ikuti untuk membuat SOP efektif bagi bisnis. Penasaran seperti apa tips-tips membuat SOP untuk perusahaan dan bisnis? Simak informasi lengkapnya berikut ini!
1. Pilih tim penyusun yang tepat
Mengingat pentingnya SOP bagi perusahaan, Anda perlu memastikan proses pembuatannya tidak sembarangan. Caranya bisa dengan memilih tim penyusun SOP yang mempunyai keterampilan menulis sehingga pembuatan SOP dapat disusun sesuai hal teknis dan nonteknis dari perusahaan. Jika sulit untuk membentuk tim penyusun SOP yang tepat dari dalam perusahaan, Anda juga bisa mempertimbangkan untuk menggunakan jasa pihak eksternal dalam membuat SOP.
2. Berikan penampilan visual yang menarik
Tips membuat SOP berikutnya adalah memberikan tampilan visual yang menarik. Pasalnya, SOP adalah panduan yang akan menjadi pedoman bagi banyak orang. Oleh karena itu, penting untuk memberikan tampilan visual menarik yang bisa dibaca dan mudah dipahami oleh semua pihak. Menyediakan SOP dalam format teks saja membuatnya lebih membosankan dan tidak memicu minat baca seseorang.
3. Tentukan gaya penulisan SOP
Tips membuat SOP selanjutnya adalah menentukan gaya penulisan SOP. Gaya penulisan SOP bisa disesuaikan dengan target pembaca yang akan memahami isi SOP ini. Sering kali, penulisan SOP dibuat dengan tulisan atau gaya bahasa yang kurang cocok dengan target pembaca, sehingga SOP kemudian kurang efektif.
Contoh, panduan untuk bagian finance tidak bisa disamakan dengan panduan untuk bagian teknik, sebab pemahaman dari dua divisi tersebut pasti berbeda. Oleh karena itu, penting untuk membuat SOP sesuai divisi masing-masing agar tercipta pemahaman yang selaras bagi setiap anggota perusahaan.
4. Pastikan aturannya masuk akal
Anda juga harus memastikan aturan SOP masuk akal karena dalam setiap aturan, pasti akan muncul pertanyaan mengapa aturan tersebut dibuat. Menyediakan alasan yang masuk akal tentang mengapa aturan tersebut dibuat akan membuat semua pihak yang menggunakan SOP dapat menggunakannya dengan baik. Hindari untuk membuat SOP yang mengundang beberapa pihak berpikir, apakah aturan tersebut dibuat hanya untuk menguntungkan beberapa pihak.
5. Lakukan simulasi sebelum dipakai
Sebelum SOP yang disusun diterapkan sebagai aturan tetap yang dipakai oleh semua orang di perusahaan, penting juga untuk melakukan simulasi dalam jangka waktu tertentu. Tujuannya adalah untuk melihat efektivitas SOP, apakah sudah sesuai dengan perusahaan tersebut atau belum. Dengan melakukan simulasi ini, Anda juga bisa menilai bagaimana respons karyawan maupun anggota perusahaan tersebut. Jika ternyata aturan baru ini justru merumitkan, perbaikan SOP mungkin diperlukan.
6. Pertimbangkan orang yang akan menjalankan
Jangan lupa juga untuk mempertimbangkan orang yang akan menjalankan SOP karena pelaksanaan SOP akan menjadi tanggung jawab bersama. Oleh karena itu, pastikan semua pihak yang terlibat setuju atas aturan tersebut. Persetujuan dari setiap pihak perusahaan mempunyai maksud untuk menghindari munculnya konflik di kemudian hari.
7. Lakukan evaluasi secara rutin
Terakhir, lakukan evaluasi secara rutin. Tips membuat SOP ini mengharuskan Anda untuk senantiasa mengkaji ulang SOP yang telah dibuat. Fleksibilitas seperti ini penting karena Anda jadi bisa melihat, apakah aturan tersebut masih relevan atau tidak. Jika peraturan sudah tidak relevan lagi, SOP yang baru perlu disusun kembali.
Itulah tujuh tips membuat SOP yang bisa Anda ikuti. Bagi Anda yang butuh bantuan dalam membuat SOP untuk perusahaan atau bisnis, gunakan layanan Business Process Management dari Trier Consulting. Jasa Business Process Management dari Trier Consulting dikerjakan oleh tenaga profesional sehingga dapat membantu bisnis membuat SOP yang jelas. Selain pembuatan SOP, layanan ini juga bisa bantu perusahaan untuk menyusun KPI dan OKR.Untuk mulai berkonsultasi seputar pengambilan keputusan bisnis dengan Trier Consulting, Anda bisa menghubungi kontak WhatsApp Trier Consulting di +62822-7777-6794 atau lewat email support@trierconsulting.com dan felixliusri@trierconsulting.com.
