Saat menjalani bisnis, pendelegasian itu penting karena Anda tidak bisa melakukan semua pekerjaan sendiri. Mendelegasikan tugas di kantor berarti memberdayakan tim yang Anda punya, membangun kepercayaan, dan membantu pengembangan profesional. Lewat delegasi tugas di kantor, Anda juga dapat mengidentifikasi siapa yang paling cocok untuk menangani tugas atau proyek tertentu sehingga membantu kelancaran tugas atau proyek tersebut ke depannya.
Namun, meski pendelegasian tugas di kantor sangat bermanfaat, banyak yang masih gagal mendelegasikan tugas di kantor secara efektif. Faktanya, ada beberapa mitos dan kesalahpahaman tentang pendelegasian yang mungkin membuat Anda ragu dalam menyerahkan pekerjaan kepada orang lain. Untuk membantu Anda melakukan delegasi tugas secara efektif, mari simak tujuh tips delegasi tugas berikut ini!
1. Pilih tugas yang akan didelegasikan
Saat baru pertama kali melakukan delegasi, Anda bisa mulai dengan proyek kecil atau tugas yang yang tidak terlalu rumit. Tidak langsung mendelegasikan pekerjaan yang sifatnya krusial atau sensitif dapat menjadi cara yang efektif agar pendelegasian tugas Anda sukses. Dengan memperhitungkan kesalahan yang mungkin terjadi selama proses pengerjaan tugas, sebaiknya Anda memberi waktu pengerjaan yang tidak terlalu dekat dengan deadline yang sebenarnya. Selain itu, pastikan juga tugas yang Anda delegasikan mampu Anda kerjakan sendiri.
2. Tentukan orang berkompeten untuk tugas tersebut
Salah satu hal krusial dalam pendelegasian tugas adalah memilih orang yang sesuai dalam tim Anda agar dapat secara efektif mengerjakannya. Tidak masalah jika Anda merasa cocok mendelegasikan tugas pada anggota tertentu karena yakin dengan kemampuan mereka. Namun, sebaiknya Anda juga meluangkan waktu untuk lebih kenal pada kelebihan dan kekurangan masing-masing anggota tim lainnya agar beban pendelegasian tugas dapat disebar secara adil.
Misal, jika ada anggota dalam tim Anda yang ahli dalam editing, Anda bisa mendelegasikan tugas proofread padanya. Sebaliknya, jika anggota tim Anda kurang paham tentang kaidah penulisan, jangan berikan tugas mengedit padanya. Menyesuaikan pendelegasian tugas dengan keahlian masing-masing anggota dapat meningkatkan keefektifan pendelegasian dan membuat delegasi tugas lebih mudah dilakukan.
3. Komunikasikan tugas dengan jelas
Pastikan juga untuk mengomunikasikan tugas dengan jelas, misalnya dengan menginformasikan deadline yang jelas. Komunikasi yang terbuka dan jelas akan membuat delegasi tugas berjalan lancar. Jelaskan juga ekspektasi Anda terhadap proyek tersebut dan berikan semua informasi yang mungkin diperlukan untuk memenuhi ekspektasi tersebut. Untuk mempermudah pengerjaan tugas, Anda bisa menulis informasi terkait proyek atau memberi panduan pada tim Anda.
4. Evaluasi setelah tugas selesai
Jangan lupa untuk melakukan evaluasi setelah tugas selesai agar anggota tim tahu apakah tugas yang dikerjakannya sudah benar atau perlu perbaikan ke depannya. Selama proses pengerjaan, Anda sebaiknya juga mengevaluasi pendelegasian tugas secara bertahap untuk memastikan kelancaran masing-masing anggota tim. Dengan evaluasi, Anda juga memberikan ruang bagi mereka untuk mengajukan pertanyaan dan memberikan jawaban yang dibutuhkan.
5. Ajarkan keterampilan baru
Meskipun Anda perlu menyesuaikan delegasi tugas dengan kemampuan atau keahlian anggota tim, bukan berarti Anda tidak bisa mendelegasikan sebuah tugas hanya karena tim Anda tidak memiliki kemampuan untuk melakukan tugas tersebut. Untuk meningkatkan skill anggota tim, Anda bisa mengajarkan keterampilan baru. Awalnya, mungkin butuh waktu yang lama bagi anggota tim untuk menyelesaikan tugas yang belum dikuasai. Namun, akhirnya keterampilan baru akan terbentuk dan mereka dapat melakukan tugas yang sama secara mandiri dengan hasil memuaskan.
6. Sigaplah dalam mengatasi masalah
Sigap dalam mengatasi masalah bisa Anda lakukan dengan mengecek perkembangan tugas secara berkala. Jika menemukan masalah, usahakan untuk mengatasinya secepat mungkin. Kemudian, apabila ada anggota tim yang tidak bisa menyelesaikan tugas dengan baik, ajaklah ia untuk berdiskusi. Bila pada akhirnya masalah tersebut masih belum teratasi, Anda perlu mendelegasikan tugas tersebut pada orang lain. Kemukakan bila memang ada masalah. Jadi, anggota tim Anda bisa belajar dan tidak melakukan kesalahan yang sama.
7. Beri tanggapan jika tugas sudah selesai
Setelah tugas diselesaikan, penting untuk menyampaikan ucapan terima kasih pada semua pihak yang sudah membantu Anda. Diakui dan dihargai atas kerja keras yang sudah dilakukan akan membuat anggota tim Anda senang dan merasa dihargai. Bagikan juga pujian yang Anda peroleh dari atasan agar dapat memberikan vibe positif. Tanggapan positif akan membuat anggota tim Anda lebih semangat mengerjakan proyek baru ke depannya.
Jika tugas perusahaan dirasa sudah terlalu banyak, mungkin Anda perlu meningkatkan efektivitas dengan sistem autopilot. Anda bisa menggunakan layanan Business Process Management dari Trier Consulting yang dikerjakan oleh tenaga profesional untuk memanajemen bisnis yang lebih baik. Jika Anda ingin mulai berkonsultasi seputar pengambilan keputusan bisnis, hubungi kontak Trier Consulting lewat WhatsApp +62822-7777-6794 atau email support@trierconsulting.com dan felixliusri@trierconsulting.com.
