Apa yang terlintas di benak Anda saat mendengar kata “asisten virtual”? Apakah robot pintar yang bisa melakukan berbagai hal? Atau film-film science fiction yang menampilkan layar besar dengan grafik canggih dan bisa mengerjakan berbagai tugas manusia?

Sebenarnya, asisten virtual sudah sangat dekat dengan kehidupan sehari-hari. Anda bahkan mungkin sudah memanfaatkan bantuan dari asisten digital tersebut. Namun, penggunaannya memang baru meningkat akhir-akhir ini. Sebuah analisis dari Business Wire bahkan memperkirakan bahwa pasar asisten virtual akan mencapai US$25,6 miliar pada tahun 2025 nanti.

Artikel kali ini akan membahas tentang apa itu asisten virtual serta kegunaannya bagi bisnis. Mari simak penjelasannya berikut ini!

Apa itu asisten virtual?

Asisten virtual dalam konteks bisnis merupakan karyawan jarak jauh yang menawarkan dukungan untuk bisnis Anda. Biasanya, asisten virtual bekerja paruh waktu dan menjadi tenaga outsourcing. Mereka dapat melakukan tugas yang biasanya ditangani oleh asisten pada umumnya, seperti membuat jadwalkan janji temu, melakukan panggilan telepon, hingga mengatur perjalanan. Sekarang ini, asisten virtual dipekerjakan oleh perusahaan dari semua ukuran dan di berbagai industri.

Apa yang dilakukan?

Secara garis besar, tugas seorang asisten virtual melingkupi aspek administratif dan tidak terlalu berbeda dari asisten pada umumnya. Berikut adalah beberapa contoh tugas asisten virtual:

1. Kelola media sosial

Media sosial kini merupakan salah satu strategi yang diterapkan oleh perusahaan untuk menjangkau pelanggan. Oleh karenanya, media sosial perusahaan harus rajin dikelola dan dipantau.

Di sinilah asisten virtual dapat dimanfaatkan. Bahkan tak jarang perusahaan atau brand mempekerjakan asisten yang khusus mengelola media sosial. Mereka akan bertindak sebagai perwakilan perusahaan di media sosial dengan menjawab komentar maupun pesan yang masuk. Beberapa bahkan membuat laporan yang memperlihatkan performa media sosial perusahaan.

Terkadang, perusahaan juga meminta asisten untuk memproduksi konten media sosial. Mereka juga membuat jadwal posting konten untuk menjaga konsistensi engagement perusahaan dengan para followers di media sosial.

2. Entri data

Tugas lain dari asisten virtual adalah untuk melakukan entri data. Saat menjalankan tugas ini, mereka akan mengumpulkan data dari berbagai sumber daya, memeriksa relevansi dan akurasinya, serta menghapus informasi yang tidak diperlukan. Biasanya, tugas semacam ini banyak dibutuhkan di industri kesehatan, seperti pada bagian perekaman data pasien. Sektor jasa seperti pos dan logistik pun sering menggunakan jasa asisten virtual untuk tugas entri data.

3. Asisten pribadi

Bisa dibilang inilah tugas utamanya, yakni untuk menggantikan asisten pribadi dalam mengerjakan tugas standar mereka. Tugas tersebut biasanya tidak jauh dari kewajiban administratif seperti menjadwalkan janji temu, menyusun waktu rapat, memesan akomodasi untuk tugas luar daerah, hingga menjawab panggilan telepon.

Sering kali, asisten virtual yang menjadi asisten pribadi juga mengelola jadwal di luar pekerjaan. Contohnya mengatur jadwal liburan, memesan transportasi dan akomodasi liburan, bahkan membeli hadiah untuk kerabat melalui e-commerce.

4. Riset

Untuk bisa berkembang, perusahaan harus melakukan riset, baik itu riset mengenai produk maupun layanan kepada pelanggan. Terlebih, hasil riset pada topik tertentu juga bisa menjadi suatu komoditas yang bisa dijual kepada klien.

Sayangnya, proses riset bisa sangat memakan waktu, bahkan saat Anda sudah mendelegasikan tugas pada tim khusus. Perusahaan kemudian menggunakan jasa ini sebagai alternatif. Asisten paruh waktu ini diminta untuk mengumpulkan informasi dari berbagai sumber. Setelah itu, mereka juga melakukan analisis data. Agar tugas riset ini lebih optimal dan tuntas, ada baiknya memilih asisten yang memiliki spesialisasi pada analisis data.

5. Mengelola administrasi

Banyak perusahaan yang memanfaatkan layanan ini untuk mengelola administrasi mereka. Misalnya mengelola daftar kontak perusahaan serta merespons panggilan telepon dan e-mail. Beberapa juga diberi tugas untuk menyiapkan data pelanggan serta calon konsumen potensial. Tak jarang, perusahaan juga menggunakan layanan ini untuk mendelegasikan tugas harian para karyawan. Dengan begitu, tiap karyawan bisa tetap fokus pada tugasnya masing-masing.

Keberadaan layanan ini bisa sangat membantu operasional perusahaan. Mulai dari melakukan tugas administratif hingga menjalankan media sosial, semua bisa ditangani oleh asisten tanpa alat tambahan. Bahkan kini layanan tersebut dapat menjalankan tugas administratif keuangan, seperti melakukan pencatatan seluruh transaksi bisnis.

Trier Consulting menyediakan jasa Virtual Administration Service untuk membantu perusahaan dalam menjalankan tugas administratif keuangan mereka. Cocok bagi Anda pemilik perusahaan yang hingga kini masih kesulitan mencari tenaga administrasi keuangan in-house. Untuk mulai menggunakan layanan Virtual Administration Service dari Trier Consulting, silakan klik di sini.