Sebuah perusahaan pasti memiliki standar atau prosedur tersendiri dalam kegiatan produksi sehari-hari. Hal ini bertujuan agar semua kegiatan berjalan dengan lancar sehingga dapat memenuhi target perusahaan. Selain itu, pembuatan prosedur ini juga bertujuan untuk menjamin keamanan dan keselamatan karyawan dalam pekerjaan supaya menghindari hal-hal yang tidak diinginkan.
Hal inilah yang sering disebut dengan Standard Operational Procedure atau SOP perusahaan. Lalu, apa hal-hal yang harus diperhatikan perusahaan dalam membuat SOP? Siapa yang harus membuat sebuah SOP?
Mengenal apa itu SOP
Terdapat sejumlah ahli yang memberikan pengertian tentang SOP perusahaan. Tjipto Atmoko mengartikan SOP sebagai pedoman yang dipakai untuk menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi non-pemerintah atau pemerintah, non-usaha atau usaha, yang berdasarkan pada administratif, indikator-indikator teknis, prosedur kerja, prosedural sesuai tata kerja, dan sistem kerja pada unit kerja yang saling berkaitan.
Sementara itu, Insani mengartikan SOP sebagai instruksi yang telah dirangkai lalu ditulis ke dalam sebuah dokumen. Sedangkan, Sailendra menyederhanakan pengertian SOP sebagai dokumen untuk membuktikan bahwa kegiatan produksi sebuah perusahaan telah dijalankan dengan benar dan sesuai dengan standar yang berlaku.
Jika menggabungkan pengertian para ahli di atas, SOP perusahaan bisa diartikan sebagai dokumen tentang pedoman untuk menyelesaikan sejumlah target pekerjaan yang dibebankan perusahaan kepada karyawannya. Tujuannya untuk membuktikan kegiatan produksi yang dilakukan sudah sesuai ketentuan yang berlaku.
Tujuan pembuatan SOP di perusahaan
SOP merupakan komponen penting dari perusahaan. Setiap sektor terkait wajib membuat standar dalam kegiatan produksi dan tidak boleh dilewatkan. Pembuatan SOP bertujuan membantu karyawan untuk mengetahui tugas dan kewajibannya. Dengan begitu, karyawan bisa mengurangi kegiatan yang kurang efektif dan lebih fokus untuk menyelesaikan tugas utamanya terlebih dahulu.
Dengan fokusnya karyawan akan kegiatan rutin hariannya, maka perusahaan akan lebih mudah dalam mencapai target yang telah disusun. Hal itu terjadi karena setiap perusahaan memiliki target atau pencapaian yang harus dipenuhi dalam kurun waktu tertentu. Jika target dipenuhi, maka perusahaan akan mendapat keuntungan yang diharapkan.
Selain itu, pembuatan SOP juga dapat mengurangi terjadinya kesalahan yang dilakukan karyawan. Hal ini sangat penting terutama untuk perusahaan yang bergerak di industri vital seperti kesehatan dan infrastruktur. Industri di sektor ini harus memiliki SOP ketat dan sesuai standar karena sedikit kesalahan dapat membahayakan keselamatan karyawan maupun konsumen mereka.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyusunan SOP
Dalam pembuatan SOP perusahaan, terdapat hal-hal yang harus diperhatikan agar tujuan dari pembuatannya tepat sasaran dan sesuai dengan visi misi perusahaan. Berikut ini beberapa hal penting tersebut:
1. Prinsip penyusunan SOP
Sebuah SOP perusahaan harus disusun dengan bahasa yang jelas dan seefektif mungkin. Hal ini dilakukan agar karyawan dapat mengerti tentang kewajibannya selama bekerja. Lalu, SOP harus memberikan kepastian untuk setiap pelanggaran SOP yang dilakukan karyawan. Dengan begitu, mereka tidak akan menganggap enteng standar yang perusahaan sudah buat.
Standar prosedur juga harus terukur dengan jelas karena jika SOP sudah tidak sesuai dengan visi perusahaan, maka sektor terkait dapat melakukan evaluasi untuk mengganti standar tersebut dengan yang baru dan lebih relevan. Terakhir, SOP perusahaan harus bersifat dinamis atau bisa berubah sewaktu-waktu untuk melakukan penyesuaian terhadap hal yang mungkin terjadi.
2. Menunjuk orang yang tepat
Pembuatan prosedur sebuah perusahaan tidak dapat dilakukan oleh sembarang orang. Idealnya, pihak yang berhak membuat SOP adalah marketing manager, HRD (Human Resource Department), dan QMR (Quality Management Representative). Lalu, masing-masing divisi dapat mengirim perwakilan dan duduk bersama dalam membuat standar yang akan ditentukan.
Namun, perusahaan juga dapat menyewa jasa konsultan untuk pembuatan SOP. Nantinya, mereka akan melakukan koordinasi dengan divisi terkait dalam pembuatan standar tersebut.
3. Template yang sesuai standar
Sebuah SOP juga harus dibuat dengan template yang sesuai dengan standar penyusunan SOP. Umumnya, template yang ideal dalam penulisan SOP adalah;
- Judul
- Perkenalan perusahaan serta visi misi perusahaan
- Ruang lingkup SOP untuk menjelaskan siapa saja yang harus mematuhi standar tersebut
- Kontak pihak terkait yang dapat dihubungi untuk mengetahui lebih lanjut tentang isi SOP
- Proses secara rinci jika sebuah prosedur memiliki sejumlah detail yang harus dijelaskan
- Kolom ceklis yang memudahkan karyawan dalam mengetahui prosedur apa saja yang harus dipatuhi
4. Detail mengenai proses yang diatur
SOP perusahaan juga harus menjelaskan secara detail tentang proses yang akan diatur. Proses ini terkait dengan detail kewajiban yang harus dipenuhi dalam kurun waktu tertentu dengan menyesuaikan target perusahaan. Lalu, di dalam SOP juga harus dijelaskan tentang sanksi yang menanti karyawan jika mereka melanggar prosedur tertentu. Harapannya, karyawan bisa lebih aware dengan konsekuensi yang akan ditanggung.
Pembuatan SOP perusahaan merupakan hal wajib yang harus dilakukan sebelum seluruh kegiatan produksi dilakukan. Oleh karena itu, prosedur ini tidak bisa dibuat oleh sembarang orang. Jika perusahaan Anda belum memiliki standar prosedur, atau Anda sebagai pemilik perusahaan masih ikut aktif di kegiatan produksi sebagai operator, jasa konsultan bisnis Trier Consulting dapat membantu dalam pembuatan SOP perusahaan.Melalui layanan Business Process Management yang menjadi servis unggulan dan mendapat kepercayaan dari banyak perusahaan, SOP perusahaan Anda akan dibuat dengan standar yang tinggi untuk meningkatkan efektivitas kerja karyawan. Segera hubungi Trier Consulting lewat WhatsApp untuk konsultasi pembuatan SOP perusahaan yang tepat sasaran!
