Membuat SOP perusahaan akan membantu Anda mencapai hasil yang konsisten di seluruh departemen, terlepas dari siapa yang bekerja di bagian mana. Standar ini juga berfungsi untuk menjaga keamanan karyawan, memastikan kepatuhan, dan meningkatkan efisiensi operasional. Artikel ini akan membahas mengapa program prosedur operasi standar terkadang gagal dan bagaimana mengurangi kejadian yang tidak diinginkan tersebut.

Hambatan dalam pelaksanaan SOP

Pada dasarnya, SOP bisa menjadi kunci untuk mencapai pertumbuhan yang Anda perjuangkan. Namun, mengapa standar yang sudah Anda tetapkan tidak bisa berjalan optimal? Mari simak beberapa alasannya berikut ini.

1. Struktur perusahaan yang tidak jelas

Terkadang, kegagalan SOP justru tidak berasal dari standar operasional itu sendiri, melainkan pihak yang menjalankannya. Salah satunya adalah karena struktur perusahaan yang tidak jelas. Ketika struktur tidak jelas, akan sulit untuk menentukan pembagian tanggung jawab tugas. Hal ini juga berpotensi menyebabkan pelemparan tugas karena adanya pihak yang merasa tidak berkenan dengan tugas yang diberikan.

Begitu pula jika struktur perusahaan terlalu gemuk atau terlalu berpusat pada satu titik saja. Situasi seperti ini akan menyebabkan pembagian tugas kurang merata dan SOP tidak berjalan lancar.

2. SOP tidak pernah diujicobakan

SOP yang terlihat bagus belum tentu akan sesuai dengan perusahaan Anda. Untuk itulah, jika Anda sudah membuat SOP perusahaan, lakukan uji coba terlebih dahulu. Tahap uji coba ini akan membantu Anda mengetahui mana tahapan yang harus dipertahankan dan mana yang sebaiknya diubah. SOP yang tidak pernah diujicobakan hanya akan menimbulkan masalah di kemudian hari.

Uji coba SOP juga membantu karyawan Anda untuk beradaptasi dengan standar operasional tersebut. Mereka bisa segera mengetahui serta memahami tanggung jawabnya, tujuannya, dan cara mencapai tujuan tersebut.

3. Penjelasan prosedur yang ambigu

Format SOP yang ambigu dapat menyulitkan pemahaman. Dalam format SOP umum biasanya terdapat daftar periksa, format diagram alur, hingga langkah-langkah hierarkis. Pastikan semuanya menggunakan istilah yang umum digunakan dan mudah dipahami.

Agar penjelasan prosedur dalam SOP tidak ambigu, Anda dapat menyertakan infografis, instruksi kerja, dan manual. Ini karena visual akan lebih cepat ditangkap oleh otak manusia. Untuk itu, dalam membuat SOP perusahaan, sebaiknya gunakan desain yang menarik. Tambahkan daftar isi, daftar berpoin, dan diagram alur untuk meningkatkan kejelasan.

4. SOP yang terlalu detail

SOP yang jelas dan terperinci tentu akan membantu karyawan dalam memahami dan melaksanakannya. Namun, tahukah Anda bahwa SOP yang terlalu detail justru lebih rentan gagal? Ini karena SOP yang terlalu detail hanya akan membuat karyawan lebih lambat dalam mengambil keputusan. Padahal, sering kali masalah perusahaan memerlukan penyelesaian yang cepat.

Tidak mudah memang untuk membuat SOP perusahaan. Anda mungkin sudah merasa SOP cukup detail dan menjawab semua pertanyaan, namun kenyataannya masih kurang. Untuk itu, jangan pernah melewatkan tahap uji coba SOP. Dengan uji coba, Anda bisa tahu mana bagian yang kurang detail dan mana yang justru terlalu detail.

Cara mengatasi hambatan pelaksanaan SOP

Agar SOP yang sudah Anda buat dapat dilaksanakan dengan baik dan membantu operasional bisnis secara efisien, ada beberapa hal yang harus dilakukan. Hal paling mendasar dalam membuat SOP perusahaan adalah melakukan riset terlebih dahulu. Cari tahu apa saja proses bisnis yang perlu dijalankan dan siapa saja yang harus menjalankannya. Intinya, SOP yang Anda susun harus bisa menjawab pertanyaan apa, siapa, kapan, di mana, mengapa, dan bagaimana.

Selain memahami proses bisnis, Anda juga harus menyelami kompleksitas individu yang ada di perusahaan. Jika perusahaan mempekerjakan banyak orang, maka tingkat kompleksitasnya pun akan semakin tinggi. Akan lebih baik bila Anda melibatkan tim untuk menganalisis lebih jauh mengenai kompleksitas individu ini.

Tidak mudah memang membuat SOP perusahaan. Ada banyak sekali aspek yang harus Anda pertimbangkan, mulai dari proses bisnis hingga kompleksitas individu. Hal ini tentu akan terasa membingungkan, terutama bagi Anda yang baru merintis bisnis. Untuk meminimalkan risiko SOP tidak berjalan lancar, ada baiknya Anda mempekerjakan tim yang memang sudah berpengalaman dalam menyusun SOP, seperti tim Business Process Management dari Trier Consulting.

Layanan Business Process Management dari Trier Consulting akan menghubungkan Anda dengan konsultan bisnis profesional yang telah berpengalaman dalam perancangan SOP perusahaan. Kami memastikan bahwa SOP yang dibuat akan sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda sehingga proses bisnis pun dapat berjalan secara optimal dan efisien. Mulai membuat SOP perusahaan Anda bersama Trier Consulting sekarang juga! Untuk informasi lebih lanjut, silakan klik di sini!